Certificarea ISO reprezintă, pentru orice organizație, o recunoaștere formală a conformității proceselor interne cu standardele internaționale de calitate, mediu, sănătate și securitate ocupațională sau alte domenii relevante. Totuși, atunci când o companie decide să se angajeze în acest proces, una dintre cele mai frecvente întrebări care apar este: cât timp durează, în mod obișnuit, pentru a obține o certificare ISO?
Răspunsul nu este universal, deoarece durata exactă depinde de o serie de factori interconectați, precum mărimea organizației, complexitatea proceselor, nivelul de maturitate al sistemului de management existent și resursele alocate proiectului. Pentru a înțelege mai bine această dinamică, este esențial să explorăm fiecare etapă a procesului și influența elementelor interne și externe.
Ce presupune, concret, obținerea unei certificări ISO
Primul pas în procesul de certificare ISO începe cu decizia strategică a organizației de a implementa un sistem de management conform unui standard specific, cum ar fi ISO 9001 pentru managementul calității, ISO 14001 pentru mediu sau ISO 45001 pentru sănătate și securitate ocupațională. Această decizie implică alinierea conducerii și stabilirea unui plan de acțiune.
Etapa următoare implică elaborarea și documentarea procedurilor și politicilor interne, instruirea angajaților, implementarea măsurilor necesare și, nu în ultimul rând, o perioadă de funcționare efectivă în baza noilor procese, astfel încât organizația să poată demonstra, împreună cu auditorii externi, că sistemul implementat este funcțional și eficient.
Estimarea duratei: de la alegerea standardului până la certificare
Durata obținerii unei certificări ISO variază semnificativ, în funcție de mai mulți factori determinanți. Pentru organizațiile mici, cu procese relativ simple, certificarea poate dura aproximativ trei-sase luni. Pentru companiile mari, cu operațiuni complexe, poate fi nevoie de nouă până la doisprezece luni sau chiar mai mult.
Un element esențial în determinarea duratei este existența unui sistem de management funcțional înainte de demararea procesului de certificare. Organizațiile care pornesc de la zero, fără proceduri formalizate, se confruntă cu o durată mai lungă a implementării. De asemenea, implicarea resurselor umane și alocarea de timp și buget sunt cruciale pentru scurtarea procesului.
Faze esențiale ale procesului de certificare
După analiza deciziei strategice, procesul de obținere a certificării se poate structura într-o serie de etape principale. Prima etapă este analiza de diagnostic sau auditul intern inițial, care evaluează nivelul de conformitate existent. Acest pas poate dura de la câteva zile până la câteva săptămâni, în funcție de complexitatea organizației.
Urmează implementarea sistemului de management, cea mai consumatoare de timp fază, care presupune elaborarea și implementarea procedurilor, instruirea personalului și testarea noilor procese. Această etapă poate varia considerabil în durată: în unele cazuri poate dura doar două-trei luni, în altele poate necesita peste un an.
Simultan sau imediat după implementare are loc auditul intern și corectarea neconformităților identificate. Auditul de certificare realizat de un organism acreditat este, în general, programat după o perioadă de „rodaj” a sistemului, pentru a demonstra stabilitatea și eficiența acestuia.
Factori care influențează durata certificării ISO
Un prim factor este nivelul de pregătire internă. Organizațiile care au deja un sistem de management bine pus la punct vor avea nevoie de mai puțin timp pentru ajustări. Pe de altă parte, companiile care nu au o cultură organizațională orientată spre procese și calitate trebuie să împărtășească aceste valori, ceea ce poate prelungi procesul.
Complexitatea operațiunilor influențează, de asemenea, semnificativ durata. O firmă care operează într-un singur sediu, cu câteva procese-cheie, va ajunge mai repede la certificare decât o corporație multinațională cu procese dispersate pe mai multe locații.
Disponibilitatea resurselor umane dedicate proiectului este crucială. Un coordonator de proiect intern, sprijinit de o echipă activă, poate accelera ritmul de implementare. Dimpotrivă, o implicare limitată sau superficială poate prelungi termenele.
Nu în ultimul rând, alegerea unui consultant extern cu experiență poate scurta semnificativ timpul necesar, prin evitarea greșelilor comune și prin eficientizarea procesului de documentare și implementare.
Un exemplu practic: certificarea ISO 9001:2015
Un caz relevant pentru înțelegerea duratei procesului este certificarea conform standardului de calitate ISO 9001:2015. Pentru o organizație de dimensiune medie, cu aproximativ 100 de angajați, durata medie pentru obținerea ISO 9001:2015 certification este de circa 6-9 luni.
Această perioadă include etapa de planificare, analiza inițială, implementarea documentației, instruirea personalului, auditul intern, remedierea neconformităților și, în final, auditul extern de certificare. Desigur, această estimare presupune o implicare activă și consecventă din partea conducerii și a echipei desemnate pentru implementare.
Timpul de certificare ți menținerea certificării
Este important de subliniat că obținerea certificării ISO nu este sfârșitul procesului, ci doar începutul unui ciclu de îmbunătățire continuă. Certificarea este valabilă, în general, pentru o perioadă de trei ani, timp în care organizația este supusă auditărilor anuale de supraveghere pentru a confirma menținerea conformității.
Prin urmare, managementul trebuie să rămână dedicat implementării procedurilor și politicilor, analizând periodic performanța sistemului și luând măsuri corective acolo unde este cazul. Această abordare nu doar că asigură reînnoirea certificării, ci aduce beneficii concrete în ceea ce privește eficiența operațională, satisfacția clienților și competitivitatea pe piață.
Timpul, un aliat sau un obstacol?
Durata procesului de obținere a unei certificări ISO este, în esență, o reflecție a modului în care o organizație înțelege și gestionează schimbarea. Cu o planificare atentă, resurse adecvate și o echipă motivată, certificarea poate deveni nu doar o formalitate, ci un catalizator al îmbunătățirii continue.
Astfel, timpul necesar pentru obținerea certificării ISO trebuie privit nu ca un simplu interval de așteptare, ci ca o investiție strategică în viitorul organizației. Cu cât implicarea este mai profundă și măsurile luate mai riguroase, cu atât rezultatele vor fi mai solide, iar certificarea și, mai ales, valorificarea acesteia, vor aduce beneficii durabile și semnificative.
